Huishoudelijk Reglement
Tennis- en Padelclub De Witte Kaproenen VZW
Stamnummer 8073
Sporten bij De Witte Kaproenen staat voor een aangename en leuke beleving. Om dit voor iedereen te verzekeren, vragen we je tijdens het bezoek aan onze club volgende regels te respecteren.
Artikel 1 – ALGEMEEN
Tennis- en Padelclub De Witte Kaproenen VZW, waarvan de statuten zijn verschenen in het Belgisch Staatsblad (datum, correcte referenties), telt 2 onderafdelingen: tennis en padel.
Tennis- en Padelclub De Witte Kaproenen VZW is aangesloten bij Tennis Vlaanderen (TV) en volgt de reglementen van deze organisatie.
In het verdere vervolg van dit intern reglement zal Tennis- en Padelclub De Witte Kaproenen VZW ‘de Club’ genoemd worden.
1.1 ALGEMEEN
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het geldende reglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van bestuursleden en/of leden die aangesteld zijn door het bestuur. Onder dit laatste vallen onder andere de leden van de baruitbating en technisch onderhoudspersoneel.
Elk lid kan zich tot een lid van het Bestuur wenden teneinde klachten en suggesties te melden.
Het Bestuur behoudt zich het recht voor om dit Reglement te allen tijde te wijzigen na overleg met de Algemene Ledenvergadering.
Wie onder de noemer “Bestuursleden” valt kan worden nagegaan op de website www.dewittekaproenen.com onder de pagina Bestuur. Elk lid wordt geacht kennis te hebben genomen van de bestuursleden. Wijzigingen in het bestuur worden kenbaar gemaakt via het clubnieuws; infobord en de website. Aangestelden zijn de baruitbating en de onderhoudsman.
1.2. OVERTREDINGEN
Indien een lid van het Bestuur of een aangestelde door het Bestuur getuige is van een flagrante overtreding, heeft hij het recht en de plicht onmiddellijk op te treden als een goede huisvader.
Dit gebeurt:
• hetzij door het geven van een mondelinge vermaning indien hij van oordeel is dat dit volstaat;
• hetzij door de betrokken speler van het veld te wijzen. Indien een speler op een dergelijke manier van het terrein gewezen wordt kan het Bestuur bijeenkomen om zich te beraden over een gepaste sanctie.
1.3. SANCTIES
Enkel het Bestuur kan sancties treffen bij de niet-naleving van dit Reglement, wangedrag of onsportief optreden. Deze sancties kunnen zijn:
Een schriftelijke vermaning voor leden en niet-leden
Tijdelijke schorsing van een clublid voor alle of sommige activiteiten
Een tijdelijk verbod om de tennisterreinen te betreden voor niet-leden
Definitieve schorsing van een clublid
Een definitief verbod om de terreinen te betreden voor een niet-lid
Een boete ter vergoeding van de geleden schade
Deze sancties zullen na schriftelijke kennisgeving aan de betrokken persoon eveneens bekend
gemaakt worden indien noodzakelijk.
Artikel 2 – LIDMAATSCHAP
§1 Elke persoon die lid wenst te worden van de Club kan dit door de aanschaf van een abonnement (tennis, padel of combi). Het Bestuur behoudt zich het recht voor kandidaat-leden te weigeren op basis van redenen die het belang van de Club en haar leden kunnen schaden.
§2 Elk abonnement is slechts geldig voor één seizoen. Het seizoen start op 1 april en eindigt op 31 maart. Door betaling van dit abonnement kan het lid een volledig jaar gebruik maken van de accommodatie.
§3. De leden zijn verplicht adresveranderingen onverwijld aan de secretaris door te geven. De contactgegevens kan men terug vinden op de website www.dewittekaproenen.com of een mail sturen naar secretaris@dewittekaproenen.com
Artikel 3 – GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG
Grensoverschrijdend gedrag wordt niet getolereerd. Seksuele intimidatie, ongewenste intimiteiten, discriminatie, gebruik van stimulerende middelen, wedstrijdvervalsing, fysiek geweld, fraude, pesten, onsportief gedrag, vandalisme, racisme worden allemaal als niet-getolereerd grensoverschrijdend gedrag beschouwd, en kunnen de onmiddellijke stopzetting van het lidmaatschap tot gevolg hebben. De Club promoot bij de leden het bestaan van de verschillende meldpunten (huisarts, politie, de Vlaamse hulplijn, Tennis Vlaanderen). Op de website www.dewittekaproenen.com staat de contactpersoon binnen de Club vermeld.
Artikel 4 – TOEGANG TOT DE INFRASTRUCTUUR
De toegang tot de tennisterreinen is in eerste instantie voorbehouden aan de leden van de Club. Bij de aansluiting ontvangt het lid een badge die toegang geeft tot het clubhuis, het sanitair en de buiten- en binnenterreinen. Hiertoe betaalt het lid 10 € waarborg. Het gebruik van de badge is strikt persoonlijk.
4.1. OUTDOOR
Het outdoor tennisseizoen start op 1 april en loopt tot 30 september elk jaar.
§1 De buitentennisterreinen kunnen door leden gedurende het volledige outdoor tennisseizoen worden gebruikt na reservatie via het online-terreinreservatieplatform van Tennis Vlaanderen. Als het weer het toelaat kan deze reservatieperiode door het Bestuur verlengd worden.
§2 De padelterreinen zijn voor geregistreerde padelleden het hele jaar door toegankelijk.
§3 Tijdens het outdoor tennisseizoen wordt aan de leden geen huurgeld gevraagd voor het gebruik van de binnenterreinen.
4.2. INDOOR
Het indoor tennisseizoen start op 1 oktober en loopt tot 31 maart elk jaar.
4.2.1. VAST WINTERUUR
§1 Om tijdens het indoor tennisseizoen te kunnen spelen op de binnenterreinen kunnen de leden een vast winteruur huren aan het, door het Bestuur vooraf vastgelegde, tarief. Zij nemen hiervoor ten laatste op 31 augustus schriftelijk contact op met het Bestuur (HOE?). Niet-leden kunnen geen aanspraak maken op een vast winteruur.
§2 Per terrein moeten minstens 3 medetitularissen opgegeven worden. De hoofdtitularis is verantwoordelijk voor inbreuken tegen het correct gebruik van het winteruur (vb. Het onbespeeld laten liggen van het terrein, uitnodigen van niet-leden, …). De hoofdtitularis is diegene die de betaling uitvoert. Het Bestuur behoudt zich het recht voor om vóór de aanvang van het seizoen herschikkingen door te voeren teneinde zoveel mogelijk leden de kans te geven in de winter van de terreinen gebruik te maken. Deze herschikkingen gebeuren in overleg met de hoofdtitularis van het vaste winteruur.
§3 In geval een winteruur niet bespeeld kan worden, geeft de hoofdtitularis het terrein vrij voor reservatie via winteruur@dewittekaproenen.com. Hij/zij doet dat minstens 24 uur vooraf.
§4 Vrij spelen kan op de niet-verhuurde winteruren na online reservatie en betaling. De reservatie van de terreinen van de vrije winteruren gebeurt volgens de procedure vermeld in artikel 4.
4.2.2. VOORRANG
Onder bepaalde omstandigheden kan het Bestuur beslissen winteruren voor het algemene belang op te eisen of de bezetting van de vaste terreinreservaties te overrulen.
De Club behoudt zich het recht voor terreinen op te eisen voor groepslessen of trainingen.
De officiële competities of interne cluborganisaties hebben altijd voorrang.
Het Bestuur kan te allen tijde beslissen om één of meer terreinen te gebruiken voor het algemeen belang. Het zal er steeds naar streven de aangekondigde kalenderactiviteiten te volgen en willekeur te vermijden.
De onbeschikbaarheid van de terreinen ten gevolge van de toepassing van bovenstaande voorrangsregels geeft recht op de terugbetaling van het huurgeld voor de duur van de onbeschikbaarheid.
4.3. NIET LEDEN
§1 Het is ook voor niet-leden mogelijk om een terrein te huren. Niet-leden die een terrein wensen te huren kunnen als ‘gastspeler’ uitgenodigd worden of kunnen een terrein reserveren via de optie ‘losse verhuur’ op het online reservatieplatform van Tennis Vlaanderen volgens de geldende tarieven.
§2 Niet-leden die zich onterecht op de terreinen bevinden, dienen zich hiervoor te verantwoorden en zullen een gepaste schadeloosstelling betalen t.w.v. minimum het bedrag van de terreinreservatie.
Artikel 5 – RESERVATIES
Het ligt in de bedoeling van de Club om zoveel mogelijk leden de gelegenheid tot spelen te geven. De terreinen dienen te worden gereserveerd volgens procedure zoals hieronder vermeld.
5.1 ALGEMEEN
§1. Terreinreservaties zijn enkel mogelijk via het online reserveringsplatform op de website van Tennis Vlaanderen: www.tennisvlaanderen.be
§2. Ieder lid beschikt over één Tennis Vlaanderen – lidnummer en een paswoord om op zijn/haar persoonlijke naam te reserveren. Bij misbruik zal er een schadeloosstelling gevraagd worden ter waarde van het bedrag van de reservatie van het terrein. De overtreder verliest daarbij zijn/haar reservatiebeurt. (Is dit voldoende ?)
§3. Jeugdleden met verminderd tarief kunnen op weekdagen niet reserveren na 19h00. Ze kunnen wel als medespeler aan een terreinreservatie toegevoegd worden.
5.2. ANNULATIE
§1. Leden die hun terreinreservatie wensen te annuleren, moeten dat doen via het online reservatieplatform van Tennis Vlaanderen tot 6 uur voor aanvang van hun reservatie.
Niet-leden die hun terreinreservatie wensen te annuleren, moeten dat doen via het online reservatieplatform van Tennis Vlaanderen tot 6 uur voor aanvang van hun reservatie. (zelfde termijn ?)
Blijft het terrein onbespeeld liggen omdat de annulatie niet tijdig werd uitgevoerd, dan kan het Bestuur beslissen de reservatie alsnog aan te rekenen.
§2. Een geboekte reservatie vervalt automatisch als één van de spelers 15 minuten na aanvang van het gereserveerde uur nog niet aanwezig is. Het Bestuur behoudt zich het recht voor om het terrein vrij te geven. In geval van niet-leden wordt geen terugbetaling voorzien.
Artikel 6 – GEBRUIK VAN DE INFRASTRUCTUUR
6.0. ALGEMEEN
§1 Elk lid respecteert de netheid van het complex, zowel in de kleedkamers, de bar, de toiletten als op de terreinen. Glazen, flessen en alcoholische dranken worden niet op het terrein meegenomen. Na het beëindigen van het spel wordt het afval in de daartoe voorziene vuilnisemmers achtergelaten. Na consumptie buiten de bar wordt het leeggoed eigenhandig naar de bar teruggebracht.
Elke vorm van schade, vandalisme, etc aan de infrastructuur van de Club zal worden voorgelegd aan de persoon die de schade heeft berokkend en wordt hersteld op kosten van de persoon die de infrastructuur heeft beschadigd.
§2 Enkel de personen die deelnemen aan het spel mogen zich binnen de omheining van het terrein bevinden. Bij eventuele ongevallen kan de Club niet verantwoordelijk gesteld worden voor bezoekers.
§3 Huisdieren zijn toegestaan binnen het domein van de Club maar dienen aan de leiband gehouden te worden. Ze hebben geen toegang tot de terreinen. Zelfs bij het naleven van deze bepaling blijft de eigenaar aansprakelijk voor eventuele schade.
§4. Zowel bij de indoor als outdoor zijn glas en voeding verboden op de terreinen. Onder voeding wordt o.a. verstaan ijs, chips, broodjes, frieten, … Sportvoeding wordt wel toegelaten.
§5. De sanitaire voorzieningen en kleedkamers moeten rein gehouden worden, in het belang van iedereen. De Club is niet verantwoordelijk voor het verdwijnen, diefstal of beschadiging en andere van kledingstukken en/of voorwerpen toebehorend aan leden of niet-leden.
6.1. OUTDOOR
§1 Op de terreinen mag enkel met gepast schoeisel gespeeld worden. Bij overtreding zal men verzocht worden het terrein onmiddellijk te verlaten. Eventuele schade door onrechtmatig gebruik zal op de overtreder verhaald worden.
§2 Het dragen van sportkledij tijdens het spel is verplicht. In het kader van clubevenementen kan op deze regeling door het Bestuur een uitzondering worden toegestaan.
§3 Bij droog weer moeten de spelers bij het betreden van het tennisterrein sproeien. Na het beëindigen van het spel zijn de spelers verplicht het terrein te vegen. Deze taken dienen afgewerkt te zijn voor aanvang van het volgende speeluur.
§4 Het is verboden om op en over de omheining te klauteren. Om ballen te gaan halen die over de omheining gegaan zijn dient men rond te gaan of het poortje te gebruiken.
§5 Bij het verlaten van het terrein wordt het terrein correct gesloten.
§6 In navolging van het politiereglement mag er na 22u niet meer gespeeld worden op de buitenterreinen. In geval van eventuele boetes bij overtreding zal de Club deze op de betrokken spelers verhalen.
§7 Muziek op de outdoor terreinen is niet toegestaan. In het kader van clubevenementen kan op deze regeling door het Bestuur een uitzondering worden toegestaan.
Bij overtredingen van deze regels heeft het Bestuur het recht om sanctionerend op te treden.
6.2. INDOOR
§1 Op de terreinen mag enkel met gepast en proper schoeisel gespeeld worden. Bij overtreding kan men verzocht worden het terrein onmiddellijk te verlaten. Eventuele schade door onrechtmatig gebruik zal op de overtreder verhaald worden.
§2 Het dragen van sportkledij tijdens het spel is verplicht. In het kader van clubevenementen kan op deze regeling door het Bestuur een uitzondering worden toegestaan.
§3 Bij het verlaten van het terrein worden de lichten gedoofd.
§4 Muziek op de indoor terreinen is niet toegestaan. In het kader van clubevenementen kan op deze regeling door het Bestuur een uitzondering worden toegestaan.
Bij overtredingen van deze regels heeft het Bestuur het recht om sanctionerend op te treden.
6.3. PARKEERTERREIN
Het parkeren van de wagens dient te gebeuren in de daartoe voorziene parkeerzone. De parkeerplaatsen voor personen met een beperking kunnen enkel ingenomen worden door wagens die voorzien zijn van een geldige parkeerkaart voor mindervaliden, goed zichtbaar aangebracht aan het raam. Verkeerd geparkeerde wagens kunnen worden weggesleept op kosten van de eigenaar van de wagen. De Club is niet verantwoordelijk voor ongevallen, diefstal van en beschadiging aan wagens die zich binnen het domein van de Club bevinden.
Artikel 7 – VERZEKERING
§1 Ieder lid is verzekerd (burgerlijke aansprakelijkheid en persoonlijke ongevallen) vanaf de dag van inschrijving/registratie bij TV. Ieder lid van de Club wordt automatisch aangesloten bij Tennis Vlaanderen voor zover hij/zij er nog niet aangesloten is via een andere club. Gastspelers die geen lid zijn van Tennis Vlaanderen zijn NIET verzekerd.
§2 Elk ongeval dient binnen de 48u gemeld te worden op het secretariaat (mathieu.beelaert@bestuur.dewittekaproenen.com). De aangifte gebeurt door de secretaris of zijn vertegenwoordiger en kan enkel online.
Artikel 8 – TENNISSCHOOL
§1. Het organiseren van lessenreeksen in samenwerking met de tennisschool van de Club, valt onder de exclusieve bevoegdheid van het Bestuur. Tijdens deze lessenreeksen neemt deze groep van lesgevers de verantwoordelijkheid voor het gebruik van de infrastructuur over van de lesnemers, ongeacht of deze al dan niet lid zijn van onze Club.
§2. Buiten de officiële lessenreeksen mag, zonder aanvraag aan, en/of toestemming van het Bestuur onder geen beding les gegeven worden.
Artikel 9 – CAMERABEWAKING / GDPR
Onze binnen- en buiteninfrastructuur staat onder bewaking van camera’s. Deze camera’s vallen onder de cameraregelgeving van de ‘besloten plaatsen’ (Camerabewaking | Belgium.be).
De beelden mogen enkel geconsulteerd worden door de gegevensverwerker van de Club en kunnen bij betwisting worden opgevraagd via gegevensbescherming@dewittekaproenen.com
Opgesteld en goedgekeurd te Deinze, door Het Bestuur op 1 april 2023.